Comment créer un entretien de parcours professionnel automatisé sur Zest

L'entretien de parcours professionnel (EPP), qu'il soit périodique, de mi-carrière ou de fin de carrière, peut être entièrement automatisé sur Zest. Une fois la campagne configurée, elle se déclenche seule, au bon moment, pour chaque salarié concerné sans suivi manuel des dates.

Avant de créer la campagne, deux prérequis techniques sont nécessaires. Sans eux, l'automatisation ne peut pas fonctionner correctement.

Partie 1 — Les prérequis techniques

1. Créer l'attribut « date de naissance »

Les entretiens de mi-carrière (45 ans) et de fin de carrière (58-60 ans) se déclenchent en fonction de l'âge du salarié. Zest a besoin de connaître sa date de naissance pour calculer automatiquement la bonne échéance.

• Si cet attribut n'existe pas encore dans votre environnement, il doit être créé dans la plateforme (BackOffice > Attributs > Créer un attribut)

• Si lien automatique SFTP ou API : Il doit ensuite être lié à votre SIRH, afin que la donnée soit alimentée automatiquement. Cette création technique se fait généralement via votre service informatique ou l'équipe qui gère l'intégration SIRH ↔ Zest.

Sans cet attribut, il est impossible de déclencher automatiquement les entretiens liés à l'âge.

2. Renseigner la date du dernier entretien professionnel

Pour l'EPP périodique (tous les 4 ans et tous les 8 ans), Zest peut se baser sur la date du dernier entretien réalisé plutôt que sur une date fixe.

• Cette date s'enregistre automatiquement dans l'outil dès qu'un entretien professionnel est validé.

• Si votre organisation reprend un historique d'entretiens réalisés hors Zest, il est nécessaire de renseigner cette date manuellement pour chaque salarié concerné, afin que le compteur des 4 ans parte de la bonne échéance.
  • Exportez votre base de données et remplissez la colonne date du dernier entretien professionnel avec un format date AA/JJ/AAAA

Sans cette date, le prochain entretien risque de se déclencher à une mauvaise échéance (trop tôt, ou trop tard).

Partie 2 — Les étapes pour créer la campagne automatisée

Une fois ces deux prérequis en place, la création de la campagne se fait en quelques étapes.

1 — Se connecter à Zest

Rendez-vous sur la plateforme avec vos identifiants habituels.

2 — Aller dans l'onglet « Évaluation »

Depuis le menu de gauche, ouvrez l'onglet Évaluation.

3 — Cliquer sur « Créer une campagne »

Un bouton de création est disponible en haut de la page. Cliquez dessus pour démarrer la configuration.

4 — Sélectionner « Campagne automatisée »

Deux modèles sont proposés : Manuel (création ponctuelle) et Automatisée. Choisissez Automatisée pour que la campagne se déclenche seule selon les critères que vous allez définir.

5 — Remplir les informations générales

• Titre de l'entretien : à choisir selon le type de campagne (ex. « Entretien de parcours professionnel », « Entretien de mi-carrière »).

• Description : quelques lignes pour expliquer aux salariés et managers l'objectif de l'entretien.

• Etapes de l’entretien : Pensez à bien ajouter l’étape de validation pour vos enjeux légaux.

• Langues : Ajoutez si necessaire la traduction
  

6 — Sélectionnez les collaborateurs

Définissiez le scoop dans lequel on viendra chercher vos utilisateurs. Majoritairement, il faut utiliser toute votre base de données.

Si vous avez plusieurs localisation hors france, cette législation ne concerne que le périmetre france.

7 — Sélectionner les contributeurs

Les contributeurs, pour rappel, sont ceux qui réaliseront l'entretien de votre salarié, participeront et rempliront la contribution afin que votre salarié puisse voir le retour qui lui est fait et ensuite passer à la période de validation (si celle-ci est activée).

8 — Questionnaire

Configurez votre questionnaire depuis 0 ou en utilisant notre librairie disponible sur Zest pour vous inspirer ou l’utiliser tel quel.

9— Inscription des collaborateurs - critères

Dans le cadre des nouveaux entretiens mi carrière et fin de carrière, sélectionnez la première possibilité. En effet, cela permettra d’inscrire votre collaborateur 45 ans après l’attribut date “date de naissance” que vous aurez créé au préalable. Faites de même pour l’entretien de fin de carrière devant être réalisé dans les 2 ans avant les 60 ans du salarié. Indiquez donc 58 ans pour générer l’entretien à temps :

Selectionnez la second possibilité pour gérer vos entretien du parcours professionnel tous les 4 ans et le bilan tous les 8 ans. Cet entretien peut être réalisé sur une seule et même trame mais de façon distinct. Indiquez donc 4 années après le dernier entretien professionnel.

Si c’est un premier lancement, vous devez au préalable ajouter la date entretien professionnel dans votre import.

Si c’est une automatisation en route, cette date d’enregistre automatiquement à chaque validation d’un entretien professionnel. L’entretien suivant sera généré 4 ans après cette date.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas a consulter notre équipe [email protected] ou directement votre CSM 🙂