La première étape consiste à vérifier que Zest est accessible depuis l'environnement informatique utilisé par vos collaborateurs.

Selon les règles de sécurité de votre organisation, certains accès ou services peuvent être filtrés par :

• un pare-feu ;

• un proxy ;

• un VPN ;

• un filtrage web ;

• une solution de sécurité réseau ;

• une extension ou un logiciel de blocage de contenu.

L'application web Zest est accessible depuis les principaux navigateurs modernes :

• Google Chrome ;

• Mozilla Firefox ;

• Microsoft Edge.

Pour bénéficier des dernières améliorations et corrections de sécurité, nous vous recommandons d'utiliser une version récente de votre navigateur.

Zest peut envoyer différents emails aux collaborateurs selon les fonctionnalités utilisées : invitations, notifications, campagnes, relances ou informations liées à leur utilisation de la plateforme.

Tous les mails de Zest proviennent de : [email protected]

Il est donc important de préparer votre environnement de messagerie avant le lancement auprès des collaborateurs.

Autoriser les emails Zest

Votre équipe IT ou Messagerie doit vérifier que les emails Zest ne sont pas :

• bloqués ;

• placés en quarantaine ;

• classés comme spam ;

• filtrés par une règle de sécurité interne.

📄 Consultez impérativement le document de whitelisting Zest.

Ce document regroupe les domaines, sous-domaines et informations techniques à transmettre à votre équipe IT afin d'autoriser correctement les services et communications de Zest.

Vérifier l'affichage des emails

Les paramètres des messageries doivent également permettre l'affichage correct des emails Zest.

Vérifiez notamment :

• l'affichage du contenu HTML ;

• le chargement des images et logos ;

• l'accès aux liens présents dans les emails.

📸 Les emails doivent disposer de l’affichage graphique/design suivant :

Effectuer un test avant le lancement

Avant une communication à grande échelle, réalisez un test avec plusieurs utilisateurs représentatifs de votre environnement.

Par exemple :

• un collaborateur ;

• un manager ;

• un administrateur ;

• si nécessaire, des collaborateurs situés dans différents pays ou entités.

Cela permet de détecter un éventuel filtrage avant le lancement officiel.

Avant d'importer et d'inviter vos collaborateurs, définissez comment ils se connecteront à Zest.

Le mode retenu dépend généralement de votre population, de votre environnement informatique et de la présence ou non d'un système d'authentification d'entreprise.

👉 Pour découvrir les différents parcours de connexion, consultez l'article : Comment se connecter à Zest ?

Quel mode choisir ?

Le choix doit être réalisé suffisamment tôt dans le projet, car il peut avoir un impact sur la préparation de votre base utilisateurs et sur les actions à réaliser par votre équipe IT.

Pour fonctionner correctement, Zest doit disposer d'une base utilisateurs à jour.

Cette base permet notamment de gérer les collaborateurs présents dans Zest et leur positionnement dans votre SmartOrg.

Avant le lancement, définissez :

• quelles populations doivent être présentes dans Zest ;

• quelles données seront transmises ;

• qui sera responsable de leur mise à jour ;

• comment seront gérées les arrivées et les départs ;

• comment seront traités les changements d'équipe, de manager ou d'organisation ;

• à quelle fréquence les données devront être actualisées.

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées selon la configuration de votre projet.

Anticiper les mises à jour après le lancement

La création initiale de la base n'est que la première étape.

Une fois Zest déployé, prévoyez également le processus permettant de gérer :

Avant le lancement, identifiez les personnes qui administreront Zest.

Définissez notamment :

• qui dispose des droits SuperAdmin ;

• qui maintient la base utilisateurs ;

• qui intervient sur la SmartOrg ;

• qui configure les intégrations ;

• qui accompagne les collaborateurs en cas de difficulté de connexion ;

• qui pilote les fonctionnalités et campagnes utilisées dans Zest.

Certaines configurations techniques ou intégrations nécessitent des droits d'administration spécifiques.

Cette répartition permet d'éviter qu'une action importante soit bloquée après le lancement faute d'un interlocuteur identifié.

Le déploiement de Zest implique le traitement de données liées à vos collaborateurs.

Avant le lancement, vos équipes RH, Juridique ou votre DPO doivent donc valider les éléments applicables à votre organisation.

Il est notamment recommandé de définir :

• les populations concernées ;

• les données transmises à Zest ;

• l'information communiquée aux collaborateurs ;

• les règles internes de votre organisation relatives aux données personnelles.

Selon votre environnement, Zest peut être connecté à certains outils déjà utilisés quotidiennement par vos collaborateurs.

Ces intégrations sont optionnelles. Elles ne sont pas nécessaires pour déployer ou utiliser Zest.

Elles permettent surtout de faciliter l'accès à Zest et de rapprocher certaines interactions de l'environnement de travail habituel des collaborateurs.

Une intégration facultative à anticiper selon vos usages

Vous n'avez donc pas besoin de connecter Zest à Teams ou Slack pour lancer votre projet.

Avant de mettre en place une intégration, demandez-vous simplement :

• quels outils sont réellement utilisés par vos collaborateurs ;

• si l'intégration apporte un bénéfice dans leur parcours ;

• qui pourra effectuer la configuration ;

• quels droits ou validations de votre équipe IT sont nécessaires ;

• quels tests doivent être réalisés avant son activation.

👉 Retrouvez les intégrations disponibles et leurs documentations dans la collection : Intégration avec Zest

💡 À ne pas confondre : les intégrations Teams ou Slack présentées ici concernent l'utilisation de Zest dans votre environnement de travail.

Les solutions permettant d'alimenter ou de mettre à jour votre base collaborateurs, comme le SFTP ou SCIM, sont présentées dans la partie 5. Définir comment votre base utilisateurs sera alimentée.

Une fois les prérequis techniques validés et le projet commencé, il est essentiel de préparer la communication auprès des collaborateurs.

Une communication en amont permet de présenter Zest, d'expliquer le projet et d'éviter que les premières invitations soient considérées comme inattendues.

Votre communication peut notamment préciser :

• pourquoi votre organisation utilise Zest ;

• quand Zest sera disponible ;

• comment les collaborateurs devront se connecter ;

• quelles fonctionnalités seront utilisées ;

• quels emails ou notifications ils pourront recevoir ;

• vers qui se tourner en cas de question ;

• comment les données et la confidentialité sont prises en compte dans le cadre du projet.

Si vous utilisez le SSO, précisez que la connexion s'effectuera avec le système d'authentification de l'entreprise.

Si vous utilisez une connexion par matricule ou par adresse email, indiquez également clairement le parcours de connexion attendu.

Avant d'ouvrir Zest à vos collaborateurs, vérifiez que :

Une fois ces éléments validés, votre environnement est prêt pour organiser les premiers tests utilisateurs puis préparer le lancement de Zest.