• Depuis le bandeau de navigation à gauche, cliquez sur « Entretiens ».

• Cliquez ensuite sur « Créer un entretien » ou accédez à l’onglet “Librairie” pour prendre une trame déjà créé par le Lab de Zest

Renseignez les informations principales :

• Titre de l’entretien

• Description (visible par les participants)

• Définissez s’il y une étape de validation nécessaire à l’entretien
  

• Définissez la langue dans laquelle est construite votre entretien ainsi que si une traduction est nécessaire (si applicable)

• Définissez les populations concernées à partir de votre Smart Org :
  • départements,

  • équipes,

  • localisations,

  • utilisateurs spécifiques.

⚠️ La qualité de la Smart Org est essentielle pour garantir que les bons collaborateurs et managers soient inclus.

Cette étape permet de déterminer qui pourra intervenir dans l’entretien d’un collaborateur.

Les contributeurs doivent compléter l’entretien dans la période de contribution et seront donc amener à définir des objectifs et mettre les commentaires dans l’évaluation du collaborateur.

🔹Contributeurs basés sur la Smart Org

Vous pouvez définir des contributeurs automatiquement, en vous appuyant sur la structure de votre Smart Org.

Selon votre configuration, peuvent être inclus :

• Manager N+1 du collaborateur

• Manager N+2

• Administrateurs de département

• Administrateurs de localisation

• Vue globale (ex. RH centraux, direction)

🔹Contributeurs globaux

Vous pouvez également désigner des contributeurs globaux.

• Ces utilisateurs auront accès à tous les entretiens du périmètre ciblé lors de la configuration, quel que soit leur rôle initial dans Zest.

Ce paramétrage est particulièrement utile pour :

• les équipes RH,

• les référents People,

• ou des rôles transverses impliqués dans les campagnes d’entretiens.

🔹 Contribution à l’initiative du collaborateur

Vous pouvez autoriser les collaborateurs à ajouter eux-mêmes des contributeurs à leur entretien (ex. référent projet, manager fonctionnel). Ils peuvent là pour apporter un éclairage complémentaire à l’entretien.

La trame d’entretien permet de structurer l’échange entre le collaborateur et le(s) contributeur(s).

Elle peut être créée de zéro ou issue de la librairie de trames Zest, puis personnalisée selon vos besoins.

🧱Structurer la trame avec des sections

Pour guider le répondant, commencez par créer des sections dans votre trame :

• Nom de la thématique abordée (ex. : Bilan de l’année écoulée),

• Description pour contextualiser la section (ex. : Projets structurants menés sur l’année passée),

• Possibilité d’ajouter une image si nécessaire.

Les sections permettent de rendre l’entretien plus lisible et plus fluide.

❓Ajouter et organiser les questions

• Sélectionnez le type de question depuis le panneau de gauche,

• Faites-la glisser dans la trame au bon endroit.

👉 Vous pouvez modifier les questions existantes si vous utilisez une trame issue de la librairie.

📊 Questions scorées (KPI)

Certaines questions permettent de suivre des indicateurs lors des entretiens.

Les questions scorées sont :

• Humeur

• Météo

• Curseur

• Évaluation

• NPS

👤Qui évalue la question ?

Pour chaque question, définissez précisément qui peut l’évaluer (paramétrage en bas à gauche de la question) :

• uniquement le collaborateur,

• uniquement le contributeur,

• ou les deux.
  

💬Commentaires et instructions

Via les trois petits points en bas à droite de chaque question, vous pouvez :

• ajouter une instruction,

• autoriser un champ de commentaire optionnel.

Exemple :

Sur une question d’humeur (« Globalement, comment te sens-tu dans ton travail ? »), le commentaire permet au collaborateur d’expliquer sa réponse et de faire remonter des signaux forts ou faibles.

⭐ Questions “star” (questions clés)

Vous pouvez marquer une question comme question star (icône étoile).

Cela permet :

• de suivre le KPI associé sur toute la campagne d’entretien,

• d’obtenir une lecture globale entreprise, puis par population pour l’analyse.
  

⚠️ La question liste de réponses ne peut être évaluée que par le collaborateur.

Dans une trame d’entretien, vous pouvez utiliser des questions spécifiques afin d’évaluer des items précis, notamment les objectifs.

⚠️ Il est important de bien distinguer les objectifs classiques des objectifs de performance, car leur fonctionnement est différent.

🎯 Objectifs classiques

Les objectifs classiques sont utilisés pour structurer l’échange et le suivi des objectifs existants, sans logique de pilotage de la performance.

Ils se déclinent en trois types de questions :

• Création d’objectifs classiques

  → les objectifs sont créés uniquement par le collaborateur.

• Évaluation d’objectifs classiques

  → le collaborateur évalue ses propres objectifs, dont il est propriétaire.

  → via le crayon de paramétrage, vous pouvez définir :

  • les statuts d’évaluation (en cours, en danger, en retard, terminé),

  • des tags pour évaluer uniquement certains objectifs spécifiques.
    

• Feedback sur les objectifs classiques

  → permet aux collaborateurs et contributeurs de partager un avis ou un commentaire.

  → cette question n’a aucun impact direct sur les objectifs existants.

👉 Les objectifs classiques servent avant tout à alimenter le dialogue managérial.

🏆 Objectifs de performance

Les objectifs de performance suivent une logique plus structurante et engageante.

Ils sont créés dans le cadre de l’entretien, par le(s) contributeur(s), sur une période définie.

Fonctionnement simplifié en deux étapes :

1️⃣ Rappel pour le collaborateur

• Le collaborateur est informé que ses objectifs de performance vont être créés.

• Il peut partager son point de vue, ses attentes ou toute information utile en amont.

2️⃣ Création par le(s) contributeur(s)

• Le(s) contributeur(s) créent les objectifs de performance du collaborateur en renseignant :
  • un titre,

  • une description,

  • une période.

🔖 Paramétrage des objectifs de performance

Pour les objectifs de performance, vous pouvez :

• créer ou sélectionner un tag dédié aux objectifs de performance,

• définir une période d’objectifs,

• définir un nombre maximum d’objectifs afin d’éviter une surcharge pour le collaborateur.
  

📘 Pour aller plus loin

Pour bien comprendre la différence entre objectifs classiques et objectifs de performance, consultez l’article suivant Tableau récapitulatif : comparaison Objectifs classiques vs Objectifs de Performance

🧭 Mise à jour du portefeuille de compétences

Cette question permet d’évaluer un portefeuille de compétences préalablement importé dans Zest.

Paramétrage possible :

• Portée de l’évaluation :
  • portefeuille complet,

  • compétences liées au métier,

  • catégories spécifiques.

  Vous pouvez personnaliser une instruction dédiée pour le collaborateur et pour le manager.

  

🎓 Souhaits de formation

Cette question permet de recueillir les besoins de formation :

• saisie libre par le collaborateur,

• ou sélection depuis une liste (choix multiples avec limitation possible).

Processus :

1. Le collaborateur soumet ses souhaits,

2. Le(s) contributeur(s) définissent une priorité (1 à 3) et un statut,

3. Les RH valident les souhaits.

👉 Les souhaits sont consultables dans Zest > Compétences > Formations et exportables.

📘 Évaluation de formation

Cette question affiche les formations importées en masse dans Zest.

Elle permet d’évaluer les actions suivies.

👉 Pour l’activation, contactez votre CSM ou le support à [email protected]

Une fois la trame d’entretien définie, vous accédez à la partie Traductions (si l’option est activée).

• ✅ Coche verte : traduction validée par un traducteur Zest.

• 🟢 Coche verte avec un “G” : traduction automatique générée.
  • Vous pouvez cliquer sur le texte pour :
    • le vérifier,

    • le modifier,

    • puis enregistrer vos ajustements.

👉 En cliquant sur « Prochaine étape », vous devez ensuite définir la langue par défaut de l’entretien.

Si un collaborateur utilise Zest dans une langue qui n’a pas été traduite dans votre trame, l’entretien s’affichera automatiquement dans la langue par défaut.

🔁 Récurrence des entretiens

Un entretien peut être configuré en récurrence :

⏱️ Les périodes d’un entretien dans Zest

Un entretien peut comporter jusqu’à trois périodes distinctes :

1. Période de réponse (collaborateur)

2. Période de contribution (manager / contributeur)

3. Période de validation (collaborateur – optionnelle)

🗓️ Exemple de déroulement d’un entretien

📆 Rappel des périodes de l’exemple