Comment construire le plan de communication de votre campagne Zest ?
Une campagne Zest ne commence pas le jour où votre questionnaire est envoyé.
Pour favoriser la compréhension, la confiance et la participation, préparez votre communication en amont et faites-la vivre jusqu’à la restitution des résultats.
🎯 1. Clarifier le pourquoi de votre campagne
Avant de préparer un email, une affiche ou une réunion managers, définissez clairement le pourquoi de votre projet.
Posez-vous les questions suivantes :
- Pourquoi lançons-nous cette campagne maintenant ?
- Que souhaitons-nous comprendre ?
- Qui souhaitons-nous interroger ?
- Quels résultats avons-nous besoin d’obtenir ?
- Comment utiliserons-nous ces résultats ?
- Quel est le bénéfice pour les collaborateurs de prendre le temps de répondre ?
Ce dernier point est essentiel.
Votre campagne ne doit pas être présentée uniquement du point de vue de l’entreprise ou de l’équipe RH.
Les collaborateurs doivent comprendre ce que leur participation peut permettre d’améliorer.
Par exemple :
❌ « Nous lançons cette enquête afin de mesurer l’engagement des collaborateurs. »
✅ « Votre retour nous permettra d’identifier ce qui fonctionne bien aujourd’hui et les sujets sur lesquels nous devons progresser pour améliorer votre expérience de travail. »
Votre objectif doit pouvoir être expliqué en quelques phrases simples.
🧱 2. Faire un diagnostic rapide de votre contexte
Avant de définir votre calendrier, prenez quelques minutes pour analyser votre environnement.
Qui sont les parties prenantes ?
Identifiez les personnes qui vont participer au projet ou influencer sa réussite.
| Partie prenante | Rôle attendu |
|---|---|
| Top management | Fixe le cadre, sponsorise la démarche et incarne la vision |
| RH / Communication interne | Coordonne le projet et la communication |
| Managers de proximité | Relaient la démarche auprès des équipes |
| CSE / IRP | Participent à la compréhension et à la légitimité de la démarche selon le contexte |
| Collaborateurs | Participent à la campagne et partagent leurs feedbacks |
| Équipe projet | Coordonne le planning et les actions |
| IT / Sécurité | Intervient sur les accès et prérequis techniques si nécessaire |
Pour chaque partie prenante, demandez-vous :
- quels sont ses enjeux ;
- quelles informations elle doit connaître ;
- quand elle doit être impliquée ;
- ce que vous attendez concrètement d’elle.
Quels outils et rituels utilisez-vous déjà ?
Une bonne communication utilise d’abord les canaux que vos collaborateurs connaissent déjà.
| Canaux digitaux | Canaux terrain et internes |
|---|---|
| Réunions d’équipe | |
| Microsoft Teams | Briefs / passations |
| Slack | Affichage |
| WhatsApp professionnel | Écrans / TV internes |
| Intranet | Communications RH |
| Newsletter | Communications CSE |
Ne créez pas systématiquement un nouveau canal uniquement pour votre campagne.
Quels sont vos points forts et vos points faibles ?
Pour une campagne importante, vous pouvez réaliser un SWOT rapide.
| Quelques exemples | |
|---|---|
| Forces | Direction impliquée, managers mobilisés, bons canaux internes |
| Faiblesses | Population terrain importante, faible confiance, manque de relais |
| Opportunités | Transformation, nouveau projet d’entreprise, développement de la culture du feedback |
| Menaces | Contexte social tendu, forte activité, congés, fatigue liée aux enquêtes |
L’objectif n’est pas de réaliser une analyse complexe.
Quelques minutes suffisent souvent pour identifier les éléments qui devront influencer votre stratégie de communication.
🧭 3. Construire votre plan de communication
Le calendrier et les canaux à utiliser dépendent notamment :
- du type de campagne ;
- de votre date de lancement ;
- de la proportion de collaborateurs connectés et non connectés ;
- des canaux disponibles dans votre organisation.
Utilisez l’assistant ci-dessous pour obtenir une première recommandation.
🤖 Construisez votre plan de communication
Adaptez toujours votre calendrier aux contraintes et habitudes de votre organisation.
📅 4. Adapter le rythme au type de campagne
Grand baromètre, enquête d’engagement ou Engageomètre
Une campagne structurante nécessite plusieurs temps de communication.
| Moment | Objectif |
|---|---|
| J-30 à J-21 | Embarquer les managers et parties prenantes |
| J-10 | Annoncer la campagne aux collaborateurs |
| J-7 | Préparer les relais terrain lorsque la population comporte beaucoup de non-connectés |
| J-2 | Renforcer la visibilité avant le lancement |
| Jour J | Lancer la campagne et faciliter l’accès |
| Pendant | Prévoir au minimum 2 relances |
| Après la clôture | Remercier et annoncer la suite |
| Dans les semaines suivantes | Restituer les résultats et communiquer sur les actions |
Pour une population comportant une part importante de collaborateurs non connectés, prévoyez davantage de préparation avec les managers et relais locaux.
Enquête Pulse ou sondage court
Un Pulse est plus court, ciblé et souvent plus fréquent.
La communication doit donc rester proportionnée.
Prévoyez généralement :
- une annonce courte lorsque le contexte le nécessite ;
- le lancement ;
- au minimum une relance ;
- un retour rapide sur les enseignements ou les actions.
Évitez de transformer chaque petit sondage en grande campagne de communication.
Campagne d’entretiens
Une campagne d’entretiens suit une logique différente :
- préparation des managers et collaborateurs ;
- ouverture ;
- contributions ;
- relances ;
- échéance ;
- clôture.
⏰ 5. Choisir le bon moment pour communiquer
Le jour et l’heure peuvent également avoir un impact sur la visibilité de votre communication.
Lorsque cela est possible, privilégiez pour vos communications importantes :
- le mardi ;
- le mercredi ;
- le jeudi.
Le lundi peut être utilisé, mais évitez si possible le lundi matin, souvent déjà très chargé.
Le vendredi, privilégiez plutôt le matin. Évitez autant que possible le samedi et le dimanche.
Ces recommandations doivent cependant rester adaptées à votre population.
Dans certains secteurs comme le retail, l’industrie, la santé ou les activités fonctionnant en horaires décalés, les jours et horaires de présence peuvent être différents.
📣 6. Construire le message de votre campagne
Votre communication doit permettre aux collaborateurs de comprendre rapidement pourquoi ils sont sollicités et pourquoi leur réponse compte.
Cette étape est particulièrement importante car elle vous aidera également à rédiger la description de votre sondage dans Zest.
Pourquoi ?
Pourquoi lancez-vous cette campagne ?
Quel besoin souhaitez-vous mieux comprendre ?
Quoi ?
Présentez simplement le sujet de la campagne.
Par exemple :
- expérience collaborateur ;
- management ;
- conditions de travail ;
- transformation ;
- onboarding ;
- formation ;
- événement interne.
Comment ?
Expliquez comment le collaborateur pourra répondre.
Par exemple :
- depuis l’email reçu ;
- depuis Zest ;
- depuis l’application mobile ;
- via un QR Code ;
- via son espace répondant.
Confidentialité
Présentez le mode de réponse réellement configuré.
N’indiquez pas automatiquement que votre sondage est anonyme si ce n’est pas le cas.
Quel bénéfice pour les collaborateurs ?
Expliquez ce que leur participation peut permettre d’améliorer.
Par exemple :
- mieux comprendre leur quotidien ;
- identifier des irritants ;
- faire évoluer certaines pratiques ;
- prioriser les prochains plans d’action ;
- mesurer l’impact d’actions déjà mises en place ;
- donner de la visibilité aux besoins des équipes.
Quand ?
Indiquez clairement :
- la date d’ouverture ;
- la date de clôture.
Combien de temps ?
Indiquez une durée réaliste :
[durée estimée]
Comme ordre de grandeur pour préparer cette estimation, comptez environ 15 secondes par question.
Un questionnaire d’environ 30 questions peut ainsi être présenté comme nécessitant moins de 10 minutes, si cela correspond réellement au questionnaire construit.
Et après ?
Expliquez ce que vous ferez des réponses.
Indiquez également, lorsque cela est possible, quand les collaborateurs auront un premier retour.
💡 Une bonne description de sondage répond au minimum à trois questions : pourquoi lançons-nous cette démarche, pourquoi votre avis est utile et ce que nous ferons des réponses.
✍️ 7. Transformez votre cadrage en message
Vous avez défini votre objectif.
Vous pouvez maintenant utiliser ces informations pour préparer la description de votre sondage ou votre premier message de communication.
Le principe est simple : vous renseignez les informations clés de votre campagne et le module les rassemble dans une trame que vous pouvez ensuite adapter à votre ton interne.
Il ne remplace pas votre communication. Il vous aide à ne pas oublier les informations essentielles.
👥 8. Préparer les managers avant le lancement
Pour une campagne structurante, les managers ne doivent pas découvrir le projet en même temps que leurs équipes.
Présentez-leur notamment :
- le pourquoi de la campagne ;
- le calendrier ;
- la population interrogée ;
- le mode de réponse ;
- l’utilisation prévue des résultats ;
- leur rôle ;
- les supports disponibles.
Le manager doit être capable de donner du sens, pas uniquement de rappeler aux collaborateurs de répondre.
Lorsque votre population comporte beaucoup de collaborateurs non connectés, les managers ou référents locaux deviennent également des relais essentiels pour :
- annoncer la campagne ;
- faciliter l’accès ;
- rappeler les échéances ;
- organiser éventuellement des temps dédiés.
📢 9. Choisir les bons canaux
Utiliser plusieurs canaux ne signifie pas diffuser exactement le même message partout.
Chaque canal peut avoir son rôle.
| Canal | Usage possible |
|---|---|
| Donner les informations détaillées | |
| Teams / Slack / WhatsApp professionnel | Diffuser un rappel court |
| Managers | Donner du sens et répondre aux questions |
| Affiches / flyers | Créer de la visibilité terrain |
| Écrans internes | Multiplier les points de contact |
| QR Code | Faciliter l’accès |
| Réunion / brief | Toucher directement les équipes terrain |
| Vidéo | Présenter la campagne de manière engageante |
Une bonne stratégie n’est pas celle qui utilise le plus de canaux.
C’est celle qui utilise les bons canaux pour les bonnes populations.
🔄 10. Préparer les relances avant le lancement
N’attendez pas de constater une faible participation pour réfléchir aux relances.
Préparez en amont :
- les relances réalisées depuis Zest ;
- les éventuels emails internes ;
- le rôle des managers ;
- les communications terrain ;
- les canaux complémentaires.
Pour un grand baromètre, prévoyez au minimum deux relances.
Pour un Pulse ou un sondage court, prévoyez au minimum une relance.
Le nombre réel dépendra ensuite de la participation, du temps restant et des populations qui ont répondu.
📊 11. Penser à la communication des résultats dès le départ
Une campagne ne se termine pas à la fermeture du questionnaire.
Avant même le lancement, définissez :
- qui analysera les résultats ;
- qui les découvrira en premier ;
- comment les managers seront préparés ;
- quand les collaborateurs recevront un premier retour ;
- comment vous communiquerez les actions.
Après la campagne, bouclez progressivement la démarche :
Vous nous avez partagé votre avis → Nous avons analysé → Nous avons identifié nos priorités → Voici ce que nous allons faire.
Une restitution visible renforce la crédibilité de vos prochaines campagnes.
👉 Pour aller plus loin, consultez l’article : Communiquer les résultats et montrer ce qui change.
✅ Checklist avant le lancement
Votre plan de communication est prêt.
Vous pouvez maintenant préparer vos supports et votre lancement dans Zest.
💡 Besoin d’aller plus loin ?
Votre CSM Zest peut vous transmettre notre Kit de communication et de bonnes pratiques, enrichi à partir des différentes campagnes, contextes et stratégies de communication accompagnés par les équipes Zest.