🚀 Comment créer un utilisateur dans Zest ?

Zest propose deux façons de créer un compte collaborateur : la création manuelle, un utilisateur à la fois depuis le Back Office, ou la création en masse, via un fichier d'import Excel ou une synchronisation automatisée. Cet article vous présente les deux méthodes.

🔐 Prérequis – Droits d'accès

Pour créer un utilisateur, vous devez disposer de l'un des rôles suivants :

SuperAdmin : peut créer des utilisateurs sur l'ensemble de la zone.

Admin de département ou Admin de localisation : peut créer des utilisateurs sur son périmètre, si cette délégation a été activée. <span></span>ℹ️ Cette activation se fait dans Back Office > Droits > Générale, en cochant l'option Peut créer et modifier des utilisateurs sur son périmètre, manuellement via le back-office ou par import.

👉 Si vous ne voyez pas ces options, rapprochez-vous de votre équipe RH ou d'un Super Administrateur Zest.

🧱 Avant de commencer : les 3 rôles de base dans Zest

Lors de la création d'un utilisateur, vous devrez choisir son niveau de droit. Trois options sont disponibles :

Rôle	Ce qu'il permet
Super-admin	Accès au paramétrage de la zone, à l'édition des droits des comptes, à la définition de l'organigramme et des comptes, ainsi qu'au niveau le plus élevé de statistiques (vision globale).
Vue Globale	Accès aux statistiques de l'ensemble de la zone Zest, sans les droits de configuration du Super-admin.
Utilisateur / Collaborateur	Utilisateur normal de la plateforme, avec une vision limitée à son propre périmètre (son équipe, son département, selon les cas).

ℹ️ Note : ce rôle est indépendant du fait d'être Admin d'un département/d'une localisation ou d'avoir une équipe en tant que manager. Un utilisateur peut par exemple être "Utilisateur" sur son rôle global, tout en étant Admin de département sur son périmètre, ou manager d'une équipe.

🚀 Méthode 1 – Créer un utilisateur manuellement

Étape 1 – Accéder à la liste des utilisateurs

Connectez-vous à Zest.

Cliquez sur votre prénom, en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez Backoffice.

Cliquez sur Utilisateurs.

Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un nouvel utilisateur, en haut à droite.

Étape 2 – Renseigner les informations de l'utilisateur

Renseignez le nom et le prénom du collaborateur.

Renseignez son adresse email et/ou son matricule :
- vous pouvez remplir les deux champs,
- ou n'en remplir qu'un seul.

Renseignez sa fonction (optionnel).

Si le collaborateur se connecte via SSO et que le SSO est activé sur votre zone, activez l'option correspondante et renseignez son identifiant SSO.

Choisissez la langue du collaborateur.

Si des attributs sont utilisés dans votre entreprise, sélectionnez ceux qui concernent ce collaborateur.

⚠️ Attention : si vous renseignez un matricule, n'indiquez que le matricule lui-même, sans préfixe. Votre chargé de projet Onboarding ou votre CSM a en effet déjà configuré un préfixe sur votre zone Zest : l'identifiant de connexion sera automatiquement composé du préfixe + du matricule.

Étape 3 – Définir le niveau de droit

Choisissez si l'utilisateur est Super-admin, Vue Globale ou Utilisateur (voir le tableau des rôles ci-dessus).

Étape 4 – Rattacher un manager et une équipe

Indiquez si le collaborateur a un manager :
- si oui, recherchez et sélectionnez son manager,
- si non, laissez le curseur bleu sur Non.

Indiquez si le collaborateur a une équipe (des collaborateurs rattachés à lui) :
- si oui, sélectionnez les collaborateurs concernés,
- si non, laissez le curseur bleu sur Non.

ℹ️ Note : cette étape ne s'affiche que si un arbre hiérarchique (arbre Équipes) a été défini sur votre zone.

Étape 5 – Choisir le département et la localisation

Sélectionnez le département de rattachement du collaborateur.

Sélectionnez, si applicable, sa localisation de rattachement.

Cliquez sur Oui aux endroits appropriés si le collaborateur doit être rattaché à un département et/ou à une localisation, puis effectuez votre sélection.

Cliquez sur Ajouter pour valider la création du profil.

⚠️ Attention : un collaborateur ne peut être membre que d'un seul département à la fois.

Étape 6 – Inviter le collaborateur à se connecter

Dans la liste des utilisateurs, chercher l’utilisateurs puis cliquer sur les (…) trois petits points :

Si l'utilisateur dispose d'une adresse email mais ne se connecte pas via SSO, cliquez sur l'icône dédiée, à droite de sa ligne dans la liste des utilisateurs.

Cliquez sur Inviter à se connecter pour lui envoyer son email d'invitation.

🧩 Méthode 2 – Créer des utilisateurs en masse

Pour créer plusieurs utilisateurs en une seule fois, ou mettre à jour votre base collaborateurs, Zest propose deux approches : l'import manuel via un fichier Excel, et l'import automatisé.

📥 a. L'import manuel via fichier Excel

Étape 1 – Récupérer le fichier d'import

Dans le Backoffice, cliquez sur Utilisateurs.

Sélectionnez l'onglet Import.

Choisissez l'une des deux options :
- Fichier d'import vierge : un fichier vide et standardisé, idéal pour un premier import.
- Base actuelle des utilisateurs : la version la plus récente de votre base, à modifier facilement (ajouts, mises à jour, corrections).

💡 Astuce : repartir de votre base actuelle évite les erreurs de saisie (accents, virgules, exactitude des noms d'unités).

Étape 2 – Remplir le fichier

Le fichier comporte 3 onglets : Users, Departments, Locations. Les noms des colonnes et des onglets ne doivent jamais être modifiés.

Parmi les colonnes principales à connaître :

Colonne	Obligatoire ?	À quoi elle sert
`status`	Oui	Indique si le collaborateur est actif (`active`), suspendu (`suspended`) ou supprimé (`removed`).
`department`	Oui	Département de rattachement. Doit correspondre exactement à un nom présent dans l'onglet Departments.
`location`	Non	Localisation de rattachement. Doit correspondre exactement à un nom présent dans l'onglet Locations.
`rank`	Oui	Rôle de l'utilisateur : `user`, `superAdmin` ou `globalViewer`.
`lang`	Oui	Langue d'interface, au format ISO 2 lettres (`fr`, `en`, `es`…).
`managerId`	Recommandé	Email ou identifiant du manager direct.
`ssoLogin`	Non	Identifiant de connexion SSO, uniquement si le SSO est activé.

👉 Pour la liste complète des colonnes (attributs personnalisés, admins de département/localisation…) et toutes les règles de remplissage, consultez l'article Importer des collaborateurs en masse.

⚠️ Attention : les boucles hiérarchiques (A manager de B, B manager de C, C manager de A) sont interdites, et un collaborateur ne peut avoir qu'un seul rattachement par arbre (Équipes, Départements, Localisations).

Étape 3 – Choisir le type d'import

🟩 Import incrémental (le plus courant) : ajoute les nouveaux collaborateurs, met à jour les collaborateurs existants, et supprime uniquement ceux marqués removed dans le fichier.

🟥 Import différentiel (mode nettoyage) : ajoute et met à jour les collaborateurs du fichier, mais supprime automatiquement tous les collaborateurs absents du fichier.

⚠️ Attention : l'import différentiel doit être utilisé avec précaution. Une suppression involontaire nécessite une réactivation manuelle ou un nouvel import.

🔄 b. L'import automatisé

Pour une mise à jour continue de votre base sans action manuelle, Zest propose également une synchronisation automatisée avec votre SIRH ou votre annuaire interne (SCIM, SFTP, ou intégrations natives avec certains SIRH comme Personio, Lucca, ADP, Payfit…).

👉 Pour en savoir plus sur la mise en place, consultez l'article Importer des collaborateurs en masse.

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