Pour accéder au fichier d’import, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous en haut à droite de votre écran dans Back Office

2. Cliquez sur Utilisateurs

3. Ouvrez l’onglet Import

4. Choisissez l’un des deux fichiers proposés :
   • Fichier d’import vierge → un modèle totalement vide, idéal pour démarrer

   • Base actuelle des utilisateurs → votre base existante pré-remplie, idéal pour les mises à jour

💡 Conseil : repartir de votre base actuelle évite 90 % des erreurs (noms d’unités, accents, espaces…)

Le fichier comporte plusieurs contraintes importantes qui garantissent un import réussi.

Voici les règles principales à connaître.

Pour remplir votre fichier voici une vidéo d’aide et des détails juste en dessous :

🔐 Password

• Le mot de passe doit être au format texte

• Excel transforme souvent automatiquement une date (AAAA/MM/JJ ou JJ/MM/AAAA) → ce qui casse l’import.

  ➡️ Solution : forcer la colonne au format “Texte” avant de saisir quoi que ce soit.

🟦 Départements

• Aucun département ne doit apparaître dans l’onglet locations.

• Les arbres Départements et Localisations sont indépendants et étanches.

• Les départements saisis dans l’onglet users doivent correspondre exactement à ceux de l’onglet departments.

• Vous pouvez ajouter de nouveaux sous-départements, mais jamais en retirer dans une mise à jour.

• Deux départements ne peuvent pas avoir le même nom.

💡 Vérifiez l’arborescence dans la préprod : si un département apparaît “hors arbre”, il manque dans l’onglet.

📍Attributs personnalisés

• Pour l’âge : ne pas écrire “28 ans”. Utilisez la date de naissance (tranches d’âge calculables automatiquement ensuite).

• Les colonnes d’attribut doivent être nommées exactement comme dans Zest.

• Formats acceptés :
  • Texte

  • Nombre

  • Booléen (oui/non)

  • Date (AAAA/MM/JJ)

✉️ Emails

• Les utilisateurs SuperAdmin ou RH doivent obligatoirement avoir une adresse email valide.

• Aucun email ne peut apparaître en doublon.

• Pas d’apostrophe, d’espace ou de formule Excel.

  ➡️ Utilisez “copier-coller valeurs” avant import.

🆔 UserId / Email / ManagerId

• Chaque collaborateur doit avoir soit un email soit un userId (matricule).

• Les populations mixtes (certains en email, certains en matricules) sont compatibles.

• Si un collaborateur n’a pas d’email → renseigner un userId obligatoire.

• Le managerId doit correspondre à :
  • un email ou un userId présent dans la même base

  • aucune boucle hiérarchique n’est autorisée

    (ex : A → B → C → A)

🏷️ Rank / Status / Lang

Ces trois colonnes sont obligatoires pour tous les utilisateurs.

• rank : user / superAdmin / globalViewer

• status :
  • active

  • suspended (ex : arrêt long)

  • removed (initialisation d’une suppression RGPD)

• lang : code ISO (fr, en, es…)

📌 Un utilisateur absent du fichier n’est pas supprimé automatiquement (sauf en import différentiel).

🧹 Lignes vides & colonnes inutiles

• Jamais de lignes vides, surtout au milieu du fichier.

• Les champs sans information doivent rester simplement vides, pas “N/A” ni “pas d’info”.

🗂️ Départements & Localisations – structure

• Toujours mettre la ligne des unités “principales/parents” en premier dans les enfants.

• Un “parent” doit obligatoirement exister dans la colonne unit.

• Un département en unit ne peut pas avoir deux fois le même orthographe

Voici un exemple de remplissage :

(pour détecter les erreurs avant import — options recommandées)

✔️ Détecter une boucle manager/managé

📝 Explication simple :

• La colonne C = userId / email du collaborateur

• La colonne H = managerId

  Cette formule vérifie qu’un manager ne pointe pas vers un collaborateur qui pointe de nouveau vers lui (boucle hiérarchique interdite).

  “BOUCLE !” = erreur à corriger

✔️ Vérifier les doublons d’adresses email

📝 Explication simple :

• La colonne C contient les emails ou userId.

• Le résultat indique combien de fois l’email apparaît.

  → 1 = OK, ≥2 = doublon (import impossible).

✔️ Vérifier si un département ou une localisation existe bien dans le master

📝 Explication simple :

Copier coller avant la colonne department ou location dans l’onglet du même nom à droite du remplissage. Nous vous conseillons la même manipulation pour departmentadmin ou locationadmin

• A = liste des unit (départements/localisations)

• B = département/localisation utilisé dans l’onglet users

  → ok = l’unité existe

  → faux = erreur d’orthographe / espace / majuscule / unité manquante

✔️ Formater une date en format international (AAAA-MM-JJ)

Utilisez → Format cellule > Date > Anglais (Royaume-Uni)

✔️ Vérifier que le manager existe bien dans la colonne mail ou userid

📝 Explication simple :

• Colonne C = collaborateurs

• Colonne H = manager

  → présent = OK

  → faux = le manager n’est pas dans le fichier → import impossible

✔️ Status “removed” = l’utilisateur n’aura plus accès à Zest et ne recevra plus d’enquêtes.

Les données sont conservées en conformité RGPD.

✔️ Status “suspended” = parfait pour les absences longues (arrêt maladie, disponibilité…).

Réactivation en un clic via l’import ou le Back Office.

✔️ Pour une mise à jour massive (arrivées / départs) :

→ utilisez le fichier Excel, plus rapide et plus propre que les modifications individuelles.

✔️ Si vous ne trouvez pas un paramètre dans le Back Office :

→ demandez au Support Zest (chat bot + mail), certaines actions nécessitent un passage en base de données.

✔️ Utilisez la Zest Academy pour bien comprendre le SmartOrg, les droits, les usages et les bonnes pratiques de structuration.

1. Email dupliqué

2. Espaces ou apostrophes dans les emails

3. Managers absents ou mal orthographiés

4. Départements non présents dans l’onglet master

5. Dates au mauvais format

6. Colonnes laissées avec “N/A”

7. Password non formaté en texte

8. Lignes vides dans le fichier

9. Absence de userId pour les populations sans email

10. Rank / Status / Lang non remplis